Membuat Mail Merge Pada Microsoft Word 2013

Paket aplikasi Ms. Word pada Microsoft Office memiliki banyak manfaat dan fungsi untuk mempermudah pekerjaan kita. Salah satu yang mempermudah kita apabila kita ingin membuat sebuah dokumen seperti surat yang mana isinya kita tujukan kepada banyak orang yang berbeda-beda secara cepat dan mudah adalah dengan menggunakan fitur Mail Merge.

Tahap 1 Membuat Dokumen Sumber Data pada Ms. Excel

Mail Merge adalah alat bantu atau fitur pada Ms. Word yang memungkinkan kita untuk menghasilkan beberapa surat, amplop, label, dan lainnya yang memungkinkan informasi yang disimpan pada daftar, database, atau spreadsheet. Sumber informasi atau sumber data yang ada dapat berupa data Excel, Access, Contac pada Outlook dan lain sebagainya.

Berikut adalah salah satu contoh kangkah-langkah membuat Mail Merge dengan menggunakan Sumber Data dari Ms. Excel:

Contoh :

 

Tahap 2 Membuat Dokumen Data Master

Membuat data master pada Ms. Word sesuai dengan kebutuhan. Kemudian pada data tersebut beri jarak untuk nantinya dapat kita masukkan sumber data kita pada Ms. Excel.

Contoh :

Tahap 3 Menghubungkan Data Master (Ms. Word) dengan Sumber Data (Ms. Excel)

 

  1. Pada Tab Mailings, pada grub Start Mail Merge, pilih/klik Select Recipient, kemudian pilih lagi Use Existing List.
  2. Kemudian cari sumber data dari Ms. Excel yang telah dibuat tadi pada diolag Select Data Source. Setelah itu pilih Open untuk menampilak kotak dialog Select Table. Pada kotak dialog ini, klik lembar kerja yang telah dibuat dan pastikan bahwa kotak First row of data cotains coloumn headers kita centang. Kemudian klik OK.
  3. Setelah itu kedua file telah terhubung, hal berikutnya ada kita letakan data pada masing-masing tempatnya.
  4. Letakkan kursor di bagian Nama, kemudian klik pada Insert Merge Field, setalah itu klik opsi.

Lakukan pula pada posisi data berikutnya

  1. Untuk melihat hasil dari penghubungan yang telah dilakukan maka klik Preview Result. Kemudian gunakan Index Number untuk melihat hasil daripada data yang lainnya.

Tahap 4 Menyimpan dan Mencetak Dokumen

Jika kita telah selesai dan ingin mencetak dokumen tersebut atau akan menyimpannya dalam bentuk dokumen yang baru. Maka, kamu bisa menggunakan Finish & Merge dan pilih :

  • Edit Individual Documents, untuk menyimpan dalam dokumen dalam bentuk file baru (File akan berisi beberapa data sesuai dengan jumlah data yang ada pada excel).
  • Print Document, untuk mencetak surat atau dokumen tersebut. Terdapat 3 pilihan yaitu:
    1. All untuk mencetak semua surat dalam satu dokumen tersebut
    2. Curent Record, digunakan untuk mencetak surat atau dokumen pada halaman yang aktif saja.
    3. Yang terakhir isikan nomor urut surat mana saja yang akan dicetak pada kotak From  Kelebihan menggunakan Maill Merge dengan menghubungkan pada Ms. Excel selain karena Ms. Excel lebih familiar, antara lain:
      1. Pada Ms. Excel data yang ditampilkan lebih mudah untuk dibaca dan dimengerti daripada aplikasi yang lain. Terutama pada saat kita ingin memperbaiki kesalahan seperti salah pengejaan dan lain sebagainya.
      2. Excel lebih mudah untuk di kontrol dan mudah untuk menambah data baru.
      3. Pada saat menyalin sumber data lebih mudah dokumen Excel ke lembar kerja lain.

 

 

Sourch : https://ruangles.co.id/

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *